Administración del tiempo: 7 técnicas diarias para fabricar tiempo

¿Tú también sientes que estuviste ocupado todo el día, pero cuando miras hacia atrás en realidad no hiciste nada productivo o de lo que tenías en mente?

Hoy por hoy, en estos días de velocidad y ansiedad, tenemos tantas cosas que hacer y tanto en que pensar, que nos sobrepasa. El día se nos hace corto, y siempre quedan pendientes en la lista.

No pasa nada si tuviste un día así pero, cuando tu rutina se basa prácticamente en procrastinar tareas o responsabilidades, y vas metiendo debajo de la alfombra lo pendiente, un día esa bomba te explota en la cara.

Y estarás pensando: “Pero es que el día no me alcanza, tengo muchas cosas que hacer.” Créeme que te entiendo y, aunque no parezca, hay mucho que podemos hacer.

El tiempo es nuestro valor más preciado, es lo único que no podemos recuperar.

Por eso, porque fui (y a veces sigo siendo) víctima de la falta de tiempo, es que quiero regalarte siete herramientas que espero te sean de utilidad para administrar mejor tu tiempo.

¡Vamos por ellas!

 

1. Dormir bien.

Comenzar el día descansado y con energía (y, sobre todo, de buen humor) es el primer paso que debemos dar. Sí, sí, todos tenemos días malos, pero tratemos de que sean la minoría.

Evita los estímulos externos.

Durante el sueño, nuestro cuerpo descansa, repara energías y tejidos. Pero, ¿qué hace nuestro cerebro? Nunca duerme, sigue procesando información (estímulos).

¿Te suena familiar la luz o el sonido del móvil? ¿La lucecita del módem titilando? ¿El despertador? Todos son estímulos directos a nuestro cerebro, que los interpreta como señales e interrumpe nuestros ciclos de sueño.

Por supuesto que actuaremos sobre lo que podemos controlar.

Cantidad vs. Calidad.

No siempre se trata de cantidad de horas, sino de la calidad de sueño. Descansar bien seis horas puede resultar más productivo que hacerlo mal durante ocho.

¿No te ha pasado que suena el despertador y presionas ese bendito botón llamado “snooze”, con el que lo postergas? Para cuando al fin te levantas, estás más cansado que antes de acostarte. ¿Por qué? Porque has estado interrumpiendo constantemente tus ciclos de sueño.

La regla de los 5 segundos.

En su libro “El poder de los 5 segundos”, Mel Robins nos dice que, cada vez que tengamos que hacer algo que no queremos, contemos de 5 a 0, y nos movamos. Si nos quedamos quietos al llegar a cero, el cerebro lo interpretará como que no haremos nada, pero si damos al menos un paso, nos pondrá en movimiento.

Simple, ¿verdad? Puede parecer tonto, pero créeme, funciona.

2. Comenzar el día con un ritual.

No, no me refiero a un rito satánico o algo así. Los rituales son herramientas fundamentales para organizarnos. Se basan en la generación de hábitos, es decir, acciones repetidas en el tiempo que se traducen en una rutina y que, por lo tanto, mantenemos incorporadas de manera subconsciente.

Piénsalo, ¿qué es lo primero que haces cuando te levantas por la mañana? ¿Te lavas los dientes? ¿Te preparas un café? ¿Te duchas? En el mismo orden, ¿verdad? Todos los días realizamos una concatenación de acciones que no requiere ningún esfuerzo de nuestra parte, nuestro cuerpo parece hacerlas solas. Esos, son los rituales de los que te hablo.

¿Cómo administrar tu tiempo desde el minuto uno del día?

El secreto está en generar intencionalmente nuevos rituales que, al principio, requerirán mucha fuerza de voluntad.

La mañana es el momento en el que el cuerpo ha descansado y reparado energías. Por lo tanto, incorporar un ritual matutino que nos resulte productivo puede quitarnos un peso de encima para el resto del día. Cinco minutos pueden ahorrarte horas.

¿Por qué? Porque, muchas veces, el trabajo duro, es trabajo fácil que no hicimos en el momento adecuado.

Haz de la administración del tiempo tu hábito estrella.

¿Por qué no anotar las principales tareas que no se nos pueden escapar? Haz una lista, por orden de relevancia, qué tienes que hacer sí o sí, y qué es secundario. Todos tenemos días intensos y nos olvidamos de cosas, anotarlo es un estímulo visual para el cerebro que impacta en la memoria.

Yo, por ejemplo, todas las mañanas me levanto y, entre otras cosas, escribo mis metas a largo plazo, y mis tareas a corto plazo. No me lleva más de cinco minutos, me motiva y me ayuda a ordenarme.

3. Tragarse el sapo primero.

Esto lo tomo del libro del mismo título, escrito por Brian Tracy. Me refiero a que te dediques a liberarte de tu tarea más importante y molesta durante las primeras horas del día. El ejemplo claro son los trámites, nadie quiere hacerlos, pero tenemos que.

Tachar un tema molesto de nuestra lista de tareas en las primeras horas nos dará un enorme respiro, y una increíble satisfacción, dejándonos el resto del día para otras cosas.

Lo importante versus Lo urgente.

Obviamente, algunas tareas serán tanto importantes como urgentes, y serán nuestra prioridad. Pero, atento, si todo es urgente, nada es urgente. Si todo es prioridad, nada es prioridad. Y la administración del tiempo se basa en establecer prioridades.

Cuando vayas a decidir si hacer una cosa u otra, pregúntate, ¿es esto urgente? ¿lo necesito hoy? ¿es más importante que el resto de las obligaciones que tengo?

El hábito de no procrastinar.

Si tuviera que regalarte un solo hábito, te regalaría este.

Muchos de los problemas que nos ocasiona la falta de tiempo están ligados a haber postergado o dejado de lado tareas y acumularlas.

Establece las prioridades de tu día, y realiza todo lo prioritario, sin falta. Cuéntame una semana después si de repente no te sobra una hora todos los días.

4. Trabaja enfocado.

Cuando se trata de administración del tiempo, no existe el multitasking.

Está muy de moda hacer varias tareas en simultáneo. Pero, el hecho, es que sólo podemos enfocarnos en una cosa a la vez. Cuando “multitaskeamos”, en realidad, lo que estamos haciendo es pasar constantemente de una tarea a la otra, requiriendo un mayor esfuerzo y tiempo.

Lo mejor es dedicarse de manera enfocada a una sola cosa, terminarla, y luego seguir.

¿Cuáles son tus distracciones?

Vivimos sometidos a distracciones. No podemos trabajar enfocados si a cada minuto suenan las notificaciones del móvil, o nos aparece la visualización en miniatura de los correos electrónicos, o nos llaman por teléfono.

Elige un momento para dedicarte a algo dando tu 100%, y elimina (o al menos reduce) las distracciones. Apaga el móvil si es necesario.

5. Menos, es más.

Tu día tiene veinticuatro horas.

No sobrecargues tu día con más cosas de las que puedes hacer. De lo contrario, cuando no lo consigas, te frustrarás. Analiza verdaderamente qué cosas puedes hacer en esas 24 horas sin volverte loco. Es preferible dejar un espacio para contingencias por si acaso.

Tu semana tiene siete días.

No te olvides que el fin de semana cuenta. No te estoy diciendo que trabajes durante tu descanso, pero sí que te dediques a otras cosas, para no sobrecargar los demás días. Me dirás “el fin de semana quiero descansar”, y lo entiendo. Pero también, seguramente, quieres descansar porque no estás distribuyendo bien tu semana, y te encuentras sobrecargado. Mejor será llegar con energía al fin de semana para aprovecharlo.

6. Divide el día en bloques.

Entre más pequeño es el árbol, más fácil es treparlo.

Lo importante es que tu percepción de lo que tienes que hacer no sea de “es mucho, no llegaré a terminarlo”. Cuanto más pequeño el árbol, más fácil de trepar. Mejor divide en varios árboles pequeños.

Herramientas clave para la administración de tu tiempo.

Hay una técnica muy útil denominada “Pomodoro” que se basa en dividir en bloques de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso, con varias series de repeticiones, hasta que luego descansas media hora. Es una buena herramienta, de esta manera trabajas enfocado por un corto plazo, te despejas, y vuelves, haciendo más eficiente tu día.

Conócete a ti mismo. Cada uno sabe en qué horarios es más productivo, aprovecha esas horas.

No olvides cuidar tu espacio de trabajo, es importante que estés lo más cómodo y relajado posible.

En mi libro “La mayor inversión de tu vida”, te explico un método de cuatro pasos para la administración del tiempo, te dejo el link aquí 

Por último, quería mencionarte también la técnica del aclamado Seinfeld (humorista estadounidense de los noventa), que consiste en colocar un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar un cronograma con las rutinas o tareas que tienes que llevar a cabo por día. Cuando cumples tu meta diaria, lo marcas en el calendario. Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla.

7. Date una palmada.

Último punto, pero no menos importante. Funcionamos a base de estímulo-respuesta, y reforzar positivamente nuestras acciones puede traer muchos beneficios. Cuando lleves a cabo una tarea pesada, molesta o difícil, date una palmada. Hazte un regalo o premio, refuerza positivamente tu actitud. Si tú no te lo valoras, nadie lo hará.

Por último, quería dejarte el link a un episodio de mi Podcast en donde hablo de estos siete puntos, por si quieres saber más: haz click aquí para escucharlo.

 

¡Espero te haya sido de mucha utilidad!

Si tienes cualquier duda, consulta o crítica, puedes escribirme en los comentarios, o a través de mi instagram @ebonialian o @bonasmarketing.

Hasta la próxima!

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